Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, làm việc trong môi trường quốc tế đồng nghĩa với việc bạn phải thường xuyên tham gia các cuộc họp sử dụng tiếng Anh. Bên cạnh kỹ năng nghe nói, khả năng ghi chép và tổng hợp thông tin thành biên bản cuộc họp tiếng Anh (Meeting Minutes) là một yêu cầu tối quan trọng. Tài liệu này không chỉ giúp lưu trữ thông tin mà còn là cơ sở pháp lý để theo dõi tiến độ công việc giữa các bên.
Dù bạn bắt đầu buổi họp bằng một lời [chúc ngày mới bằng tiếng anh] đầy năng lượng hay đi thẳng vào vấn đề chuyên môn, việc kết thúc bằng một biên bản chuẩn chỉnh sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từ A-Z về cách viết Meeting Minutes, kèm theo các mẫu thông dụng nhất hiện nay.
Biên bản cuộc họp tiếng Anh (Meeting Minutes) là gì?
Biên bản cuộc họp tiếng Anh, thường được gọi là “Meeting Minutes” hoặc viết tắt là MoM (Minutes of Meeting), là văn bản ghi lại chi tiết hoặc tóm tắt những nội dung đã thảo luận, các quyết định được đưa ra và những nhiệm vụ cần thực hiện sau cuộc họp.
Vai trò cốt lõi của Meeting Minutes bao gồm:
- Lưu trữ thông tin: Đảm bảo những người vắng mặt vẫn nắm bắt được nội dung.
- Xác nhận cam kết: Ghi nhận sự đồng thuận của các bên về các quyết định quan trọng.
- Theo dõi tiến độ: Liệt kê rõ ràng ai làm gì (Action Items) và thời hạn (Deadline).
Quy trình 5 bước viết biên bản cuộc họp tiếng Anh hiệu quả
Để có một biên bản chuyên nghiệp, quá trình này cần được thực hiện xuyên suốt từ trước, trong và sau cuộc họp.
Bước 1: Chuẩn bị “Meeting Agenda” (Chương trình cuộc họp)
Trước khi cuộc họp diễn ra, bạn cần nắm rõ Meeting Agenda. Đây là khung sườn quan trọng giúp bạn định hình cấu trúc của biên bản. Một Agenda tốt sẽ giúp bạn biết trước các chủ đề sẽ thảo luận, từ đó việc ghi chép sẽ chủ động hơn rất nhiều.
Bước 2: Sử dụng mẫu (Template) có sẵn
Đừng đợi đến khi vào họp mới kẻ bảng. Hãy chuẩn bị sẵn một Template biên bản cuộc họp tiếng Anh chuẩn với các trường thông tin cơ bản:
- Date & Time: Thời gian diễn ra.
- Location: Địa điểm.
- Attendees: Người tham dự.
- Absentees: Người vắng mặt.
- Objectives: Mục tiêu cuộc họp.
Bước 3: Kỹ thuật ghi chép thông tin ngắn gọn
Trong quá trình họp, tốc độ nói thường rất nhanh. Bí quyết là không cố gắng ghi lại từng từ (trừ trường hợp biên bản nguyên văn), mà hãy tập trung vào các từ khóa và ý chính.
Ví dụ, khi thảo luận về phát triển sản phẩm thực phẩm, thay vì ghi toàn bộ câu chuyện mô tả hương vị, bạn chỉ cần ghi chú lại thuật ngữ chuyên ngành đã được chốt, chẳng hạn như định nghĩa về [vị béo tiếng anh là gì] trong công thức mới. Sử dụng các câu ngắn, gạch đầu dòng để thông tin mạch lạc và dễ đọc.
Các mục bắt buộc phải có khi ghi chép:
- Meeting Title: Tên cuộc họp.
- Discussion Points: Các vấn đề thảo luận chính.
- Decisions: Các quyết định đã được thông qua.
Bước 4: Ghi chú Quyết định và Action Items
Đây là phần quan trọng nhất (“linh hồn”) của biên bản. Mọi cuộc thảo luận dù sôi nổi đến đâu, nếu không chốt lại được hành động tiếp theo thì đều kém hiệu quả.
Bạn cần ghi rõ:
- Decision: Quyết định cuối cùng là gì?
- Person in charge: Ai chịu trách nhiệm?
- Deadline: Khi nào phải hoàn thành?
Dù cuộc họp thuộc lĩnh vực kỹ thuật phức tạp như [thiên văn học tiếng anh] hay các ngành dịch vụ, nguyên tắc “Who – What – When” (Ai – Làm gì – Khi nào) luôn phải được đảm bảo chính xác tuyệt đối.
Bước 5: Rà soát và hoàn thiện (Review)
Ngay sau cuộc họp, khi trí nhớ còn mới, hãy biên tập lại các ghi chú thô thành văn bản hoàn chỉnh. Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và đảm bảo giọng văn khách quan, chuyên nghiệp. Gửi bản nháp (Draft) cho người chủ trì (Chairperson) xem trước khi phát hành chính thức.
Các loại biên bản và thuật ngữ tiếng Anh thông dụng
Tùy vào tính chất trang trọng của cuộc họp mà chúng ta sẽ sử dụng các loại biên bản khác nhau:
- Executive Minutes (Biên bản điều hành): Dùng cho ban lãnh đạo, chỉ tập trung vào các quyết định chiến lược, bỏ qua chi tiết thảo luận.
- Verbatim Minutes (Biên bản nguyên văn): Ghi lại từng lời nói của người tham gia. Loại này thường dùng trong các phiên tòa hoặc cuộc họp giải quyết tranh chấp.
- Formal Minutes (Biên bản chính thức): Tuân theo quy chuẩn nghiêm ngặt, thường dùng cho các cuộc họp cổ đông, hội đồng quản trị.
- Action Minutes (Biên bản hành động): Phổ biến nhất trong môi trường doanh nghiệp năng động, chỉ tập trung vào: Ai làm gì, bao giờ xong.
Trong các ngành công nghiệp sáng tạo, ví dụ như khi họp về xu hướng [làm đẹp tiếng anh là gì], biên bản có thể linh hoạt hơn (Informal Minutes) để khuyến khích sự sáng tạo, nhưng vẫn phải chốt được ý tưởng cuối cùng.
Mẫu Biên Bản Cuộc Họp Tiếng Anh (Meeting Minute Template)
Dưới đây là cấu trúc mẫu bạn có thể áp dụng ngay:
Mẫu 1: Action Meeting Minutes (Thông dụng)
MEETING MINUTES
- Date: [DD/MM/YYYY]
- Time: [Start Time] – [End Time]
- Location: [Meeting Room/Online Link]
- Chairperson: [Name]
- Secretary: [Name]
1. Attendees:
- [List of names]
2. Agenda Summary:
- Topic A
- Topic B
3. Decisions Made:
- Agreed to launch Project X on [Date].
- Budget approved for Marketing Campaign Y.
4. Action Items:
| Action | Person Responsible | Deadline |
| :— | :— | :— |
| Contact vendor A | Ms. Lan | 15/11/2024 |
| Draft proposal B | Mr. John | 20/11/2024 |
5. Next Meeting:
- [Date & Time for follow-up]
Mẫu 2: Executive Minutes (Dành cho cấp quản lý)
EXECUTIVE SUMMARY
Key Decisions:
- Decision 1: [Description]
- Decision 2: [Description]
Strategic Discussions:
- Brief overview of market analysis discussions.
Required Actions:
- [Action 1] – [Owner]
Ví dụ thực tế về nội dung biên bản
Để giúp bạn hình dung rõ hơn, hãy xem qua các ví dụ cụ thể sau:
Ví dụ 1: Họp báo cáo doanh số (Sales Meeting)
- Summary: Doanh số tháng này tăng 15% nhờ kênh Online.
- Key Decision: Tăng ngân sách quảng cáo lên 20%.
- Action Item: Đội Marketing lên kế hoạch chạy quảng cáo mới nhắm vào khách hàng trẻ trước ngày 15/11.
Ví dụ 2: Khởi động dự án (Project Kick-Off)
- Goal: Thiết kế lại Website công ty thân thiện hơn với người dùng (User-friendly).
- Roles: Ms. Alice (Project Manager), Mr. Mark (Lead Designer).
- Timeline: Bản thiết kế nháp (Draft) phải hoàn thành vào 20/11.
Kết luận
Viết biên bản cuộc họp tiếng Anh là một kỹ năng thiết yếu giúp bạn ghi điểm trong mắt cấp trên và đối tác quốc tế. Nó đòi hỏi sự tập trung, khả năng nghe hiểu tốt và kỹ năng tổng hợp thông tin sắc bén.
Hãy luyện tập thường xuyên để nâng cao trình độ. Ngoài giờ làm việc, việc trau dồi tiếng Anh không nhất thiết lúc nào cũng phải căng thẳng. Bạn có thể thư giãn bằng cách [đọc truyện doremon – tập 1] phiên bản tiếng Anh hoặc xem phim song ngữ để bổ sung vốn từ vựng đời sống một cách tự nhiên nhất.
Hy vọng với những hướng dẫn và biểu mẫu trên, bạn sẽ tự tin hơn trong lần phụ trách ghi chép biên bản cuộc họp sắp tới!
Nguồn tham khảo:
- Wall Street English – How to write meeting minutes
- Zapier – Meeting Minutes Templates
