Soạn thảo một email bằng tiếng Anh chuẩn mực, chuyên nghiệp không chỉ là yêu cầu cơ bản mà còn là nghệ thuật giao tiếp trong môi trường quốc tế. Dù bạn là giáo viên, nhân viên văn phòng hay quản lý, việc nắm vững cách viết email tiếng Anh sẽ giúp bạn ghi điểm tuyệt đối trong mắt đối tác và khách hàng.
Tuy nhiên, rào cản ngôn ngữ thường khiến chúng ta lúng túng. Nếu it is the first time bạn phải gửi thư cho đối tác nước ngoài, hoặc đơn giản là muốn nâng cao trình độ viết lách của mình, bài viết này từ Cung ứng giáo viên sẽ cung cấp cho bạn bộ cẩm nang toàn diện nhất.
1. Cấu trúc chuẩn của một email tiếng Anh
Để có một bức thư mạch lạc, bạn cần tuân thủ cấu trúc 6 phần cơ bản sau đây. Việc phân chia rõ ràng giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin và thể hiện sự tôn trọng của bạn.
1.1. Greeting – Phần Chào hỏi
Đây là ấn tượng đầu tiên. Tùy vào mức độ thân thiết và thông tin bạn có về người nhận, hãy chọn cách chào phù hợp. Ngoài những câu chào thông thường, bạn có thể tìm hiểu thêm về good morning tiếng anh là gì để có cách mở đầu linh hoạt trong các khung giờ khác nhau.
- Khi biết tên người nhận (Trang trọng):
Dear Mr. Brown,Dear Ms. Nguyen,Dear Mrs. Hoang,
- Khi mối quan hệ thân thiết:
Hi Kelly,Dear Kelly,
- Khi không biết tên hoặc gửi chung (Rất trang trọng):
To whom it may concern,Dear Sir/Madam,
Cách chào hỏi khi viết email tiếng Anh chuyên nghiệp
1.2. Opening comment – Lời hỏi thăm xã giao
Sau lời chào, một câu hỏi thăm sức khỏe hoặc cảm ơn sẽ làm không khí trở nên nhẹ nhàng hơn.
- Hỏi thăm thân mật:
How are things?(Mọi việc thế nào?)How have you been?(Dạo này bạn thế nào?)
- Đáp lại email trước đó (Nên dùng):
Thank you for contacting ABC Company.(Cảm ơn vì đã liên hệ công ty ABC.)Thank you for your prompt reply.(Cảm ơn vì phản hồi nhanh chóng của bạn.)
Các mẫu câu mở đầu hỏi thăm trong email tiếng Anh
1.3. Introduction – Lý do viết thư
Đi thẳng vào vấn đề một cách lịch sự là nguyên tắc vàng. Bạn có thể dùng cấu trúc I am writing to....
I’m writing with reference to...(Tôi viết thư để tham khảo về vấn đề…)We’re writing to inform/request/complain...(Chúng tôi viết thư để thông báo/yêu cầu/phàn nàn…)I received your address from… and would like to...(Tôi có được địa chỉ của bạn từ… và muốn…)
Cách trình bày lý do viết thư bằng tiếng Anh
1.4. Main point – Nội dung chính
Đây là phần quan trọng nhất để truyền tải thông điệp. Tùy vào mục đích, bạn có thể sử dụng các nhóm câu sau:
Đề cập đến vấn đề cũ:
Regarding... / With regards to...(Liên quan đến vấn đề…)As you mentioned in the previous email...(Như bạn đã đề cập trong email trước…)
Đưa ra yêu cầu:
I would be grateful if...(Tôi sẽ rất biết ơn nếu…)I would like to ask your help...(Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)
Thông báo tin tức:
- Tin tốt:
We are pleased to announce that... - Tin xấu:
We regret to inform you that...(Chúng tôi rất tiếc phải thông báo…)
Đề cập tài liệu đính kèm:
Please find attached...(Xin lưu ý đến… đã được đính kèm).Attached you will find...(Bạn sẽ tìm thấy… trong file đính kèm).
1.5. Concluding sentence – Kết thư
Trước khi ký tên, hãy chốt lại vấn đề và thể hiện mong muốn nhận phản hồi. Nhiều người thường thắc mắc look forward to là gì và dùng như thế nào, thì đây chính là vị trí thích hợp nhất để sử dụng cấu trúc này.
I am looking forward to hearing from you.(Tôi rất mong chờ phản hồi từ bạn.)Let me know if you need any more information.(Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin.)If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me.(Đừng ngần ngại liên hệ nếu bạn cần thêm thông tin.)
1.6. Signing off – Ký tên
- Thân mật:
Best,,Regards,,Bye,. - Trang trọng:
Best regards,,Yours sincerely,(Khi biết tên),Yours faithfully,(Khi bắt đầu bằng Dear Sir/Madam).
2. Những lưu ý “sống còn” khi viết Email
Để email của bạn thực sự chuyên nghiệp, hãy tránh những lỗi cơ bản sau:
- Không viết tắt: Trong email công việc (Formal), hãy viết
I am,I will,I do notthay vìI'm,I'll,I don't. - Tránh tiếng lóng: Không dùng
wanna,gonna,kid,mate. - Ngữ pháp và sự lịch sự:
- Dùng
would likethay vìwant. - Dùng
Could/Maythay vìCan. - Chú ý các cấu trúc ngữ pháp dễ nhầm lẫn, ví dụ như like đi với to v hay ving để thể hiện sự tinh tế trong câu từ.
- Dùng
- Cô đọng: Viết ngắn gọn, đủ ý. Tránh câu phức quá dài (3-4 mệnh đề).
- Dấu câu: Sử dụng chính xác dấu chấm, phẩy. Tuyệt đối hạn chế dấu chấm than (!).
3. Các từ viết tắt thông dụng trong Email
Dù không nên lạm dụng, nhưng bạn cần hiểu các từ viết tắt này khi đọc email từ đồng nghiệp:
- ASAP (As soon as possible): Sớm nhất có thể.
- CC (Carbon copy): Gửi bản sao cho người khác nắm thông tin.
- ENC (Enclosure): Tài liệu đính kèm.
- PS (Postscript): Tái bút.
- RSVP (Please reply): Vui lòng hồi đáp.
4. Tổng hợp mẫu câu theo tình huống cụ thể
Dưới đây là bảng tổng hợp các mẫu câu giúp bạn “ứng biến” nhanh trong mọi tình huống.
Các mẫu câu tiếng Anh thông dụng phân loại theo mục đích
4.1. Nhắc lại liên lạc trước đó (Referring to previous contact)
Thank you for your email regarding...(Cảm ơn email của bạn về việc…)Further to our meeting last week...(Tiếp theo cuộc họp tuần trước…)I would just like to confirm the main points we discussed...(Tôi muốn xác nhận các điểm chính đã thảo luận…)
4.2. Đưa ra yêu cầu (Making a request)
We would appreciate it if you would...(Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể…)Could you please send me...(Bạn có thể gửi cho tôi…)Please let me know what action you propose to take.(Vui lòng cho biết hướng giải quyết của bạn.)
4.3. Đưa ra lời giúp đỡ (Offering help)
Would you like us to...?(Bạn có muốn chúng tôi…?)We would be happy to...(Chúng tôi rất hân hạnh được…)
4.4. Phàn nàn (Complaining)
I am writing to express my dissatisfaction with...(Tôi viết thư để bày tỏ sự không hài lòng với…)Please note that the goods we ordered have not yet arrived.(Lưu ý rằng hàng chúng tôi đặt vẫn chưa đến.)
5. Tiếng Anh thương mại chuyên ngành (Business English)
Trong giao dịch thương mại, sự chính xác là ưu tiên hàng đầu.
Đặt hàng (Ordering):
We’re pleased to place an order with your company for...(Chúng tôi vui mừng đặt hàng công ty bạn về…)Please confirm receipt of my order.(Vui lòng xác nhận đã nhận đơn đặt hàng.)
Thanh toán (Payment):
Please send payment as soon as possible.(Vui lòng thanh toán sớm nhất có thể.)You’ll receive a credit note for the sum of...(Bạn sẽ nhận được giấy báo có cho khoản tiền…)
Hỏi giá (Enquiries):
Please send me the price list.(Vui lòng gửi bảng giá.)I have pleasure in enclosing a detailed quotation.(Tôi hân hạnh gửi kèm báo giá chi tiết.)
6. Template mẫu email (Tham khảo)
Bạn có thể áp dụng ngay các khung sườn dưới đây để soạn thảo nhanh chóng.
Bảng mẫu template email tiếng Anh trang trọng và thân mật
6.1. Email trang trọng (Formal)
- Chào đầu:
Dear Mr/Mrs + HọhoặcDear Sir/Madam. - Mở đầu:
I am writing to request information about... - Kết thúc:
I look forward to hearing from you without delay. - Chào kết:
Yours sincerelyhoặcYours faithfully.
6.2. Email thân mật (Informal)
Đôi khi với đồng nghiệp thân thiết hoặc trong các dịp cá nhân, bạn có thể dùng giọng văn cởi mở hơn. Ví dụ, khi gửi lời chúc mừng sinh nhật, bạn có thể tham khảo happy birthday my love là gì để có những lời chúc ngọt ngào, ý nghĩa thay vì chỉ dùng những câu công thức khô khan.
- Chào đầu:
Hi + Tên,Hi there. - Mở đầu:
Just wanted to let you know...(Chỉ muốn báo cho bạn biết…) - Kết thúc:
Hope to hear from you soon. - Chào kết:
Best,,Cheers,.
7. Các bài mẫu Email thực tế
Để giúp bạn hình dung rõ hơn, hãy xem qua một số tình huống cụ thể dưới đây.
7.1. Email mời tham dự họp (Invitation)
Subject: Monthly Review Meeting
Dear Ian,
We’re holding a meeting on the current problems with the computer systems and I’d appreciate it if you could come. It is important to have someone from the legal department present.
The meeting will take place next Thursday at 2pm in meeting room 3.
Let me know as soon as possible if you can attend.
Regards,
David Mitchell
7.2. Email thông báo không thể tham dự (Declining invitation)
Subject: Re: Review Meeting
Dear Mr. Smith,
Thank you for the invitation to the review meeting on July 12th. Unfortunately, due to a prior commitment, I will not be able to attend.
I apologise for any inconvenience this may cause.
Yours sincerely,
T. Berridge
Ví dụ về một email từ chối tham gia cuộc họp lịch sự
7.3. Email khiếu nại (Complaint)
Subject: Complaint regarding Order No. 34ED12QP
Dear Mrs. Boswell,
I am writing to express my dissatisfaction with a recent order. Not only was the delivery late, but 40% of the components were damaged.
I expect an explanation and a solution to replace these components promptly.
Yours sincerely,
Craig Smith
Kết luận
Viết email tiếng Anh không quá khó nếu bạn nắm vững cấu trúc và sở hữu trong tay bộ “từ điển” mẫu câu thông dụng này. Hãy bắt đầu từ những câu đơn giản, chú ý đến ngữ cảnh và đối tượng người nhận để lựa chọn văn phong phù hợp.
Hy vọng với hướng dẫn chi tiết từ Cung ứng giáo viên, bạn sẽ tự tin hơn trong mỗi lần nhấn nút “Send”. Đừng quên luyện tập thường xuyên để biến kỹ năng này thành phản xạ tự nhiên trong công việc nhé!
