Ngoại ngữ, và đặc biệt là tiếng Anh, hiện nay không chỉ là một điểm cộng mà đã trở thành tiêu chí bắt buộc trong nhiều lĩnh vực, trong đó có ngành Quản trị nguồn nhân lực (Human Resources – HR).
Khi bước chân vào con đường tiếng anh là gì dành cho người làm nhân sự, bạn sẽ nhận thấy việc nắm vững các thuật ngữ chuyên ngành là vô cùng thiết yếu. Dù là giao tiếp hàng ngày, soạn thảo email, kiểm tra tài liệu trên LinkedIn hay phỏng vấn ứng viên, tiếng Anh đóng vai trò cầu nối quan trọng.
Việc sử dụng thành thạo từ vựng tiếng Anh chuyên ngành nhân sự không chỉ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn hỗ trợ đắc lực trong việc sàng lọc hồ sơ, đánh giá chính xác trình độ của ứng viên và soạn thảo hợp đồng. Dưới đây là tổng hợp các thuật ngữ cơ bản và quan trọng nhất mà bất kỳ HR nào cũng cần biết.
1. Thuật ngữ về Lập kế hoạch và Đăng tuyển (Job Posting)
Đây là bước khởi đầu của quy trình tuyển dụng. Việc hiểu rõ các thuật ngữ này giúp bạn soạn thảo được 1 đoạn văn tiếng anh mô tả công việc hấp dẫn và chính xác.
- Job Description (JD): Bản mô tả công việc. Đây là tài liệu chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu của vị trí cần tuyển.
- Vacancy: Vị trí trống. Chỉ một chiếc ghế đang “bỏ ngỏ” trong bộ máy nhân sự cần được lấp đầy.
- Headcount: Số lượng nhân sự. Thuật ngữ này dùng để chỉ số lượng người cần thiết cho một hoặc nhiều vị trí cụ thể trong một phòng ban.
- Job Advertisement: Quảng cáo tuyển dụng. Đây là nội dung giới thiệu về công việc được đăng tải trên các kênh tuyển dụng để thu hút ứng viên.
Biểu đồ mô tả quy trình tuyển dụng và các yếu tố liên quan
2. Thuật ngữ về Kênh và Hệ thống tuyển dụng
Để quản lý hàng trăm hồ sơ đổ về, các chuyên viên Talent Acquisition cần nắm vững các công cụ và khái niệm sau:
- Recruitment Channel: Kênh tuyển dụng. Nơi bạn đăng tin tìm người như Facebook, LinkedIn, Websites, các mối quan hệ (Networks)…
- Applicant Tracking System (ATS): Hệ thống quản trị dữ liệu ứng viên. Đây là công cụ đắc lực của các công ty lớn giúp tự động hóa quy trình theo dõi và phân loại hồ sơ.
- Job Portal: Các website hoặc ứng dụng (như VietnamWorks, TopCV…) nơi ứng viên có thể nộp hồ sơ trực tuyến.
- Candidate Pool / Talent Pool: Kho dữ liệu ứng viên tiềm năng. Đây là tệp những người tài năng mà bộ phận tuyển dụng đã xác định và giữ liên lạc để dành cho các vị trí tương lai.
3. Phân biệt các khái niệm về Ứng viên và Hồ sơ
Trong quá trình sàng lọc, bạn cần phân biệt rõ các loại giấy tờ và trạng thái của người tìm việc. Đôi khi việc dùng đúng ngữ pháp như phân biệt try + ving hay to v cũng quan trọng khi đánh giá trình độ viết lách của họ trong hồ sơ.
- Candidate: Ứng viên tiềm năng. Người được xem là phù hợp với vị trí nhưng chưa chắc đã nộp đơn ứng tuyển.
- Applicant: Người ứng tuyển. Những người đã chủ động gửi hồ sơ vào vị trí tuyển dụng.
- Talent Pipeline: Tập hợp các ứng viên đang tham gia vào quy trình tuyển dụng ở các giai đoạn khác nhau (phỏng vấn, đàm phán lương, chờ đi làm…).
- Curriculum Vitae (CV): Sơ yếu lý lịch. Tại Mỹ, CV thường rất chi tiết (3-5 trang), dành cho giới học thuật hoặc vị trí cấp cao (C-level, Bác sĩ, Luật sư). Ý nghĩa gốc là “Story of my life”.
- Resume: Bản tóm tắt quá trình làm việc. Đây là loại hồ sơ phổ biến nhất khi xin việc, thường chỉ dài 1-2 trang.
- Profile: Hồ sơ cá nhân tóm tắt. Thường ngắn khoảng 300 từ, liệt kê các điểm nổi bật (ví dụ như LinkedIn Profile).
4. Thuật ngữ trong quá trình Phỏng vấn và Đánh giá
Giai đoạn này đòi hỏi sự tương tác trực tiếp và đánh giá sâu hơn. HR đôi khi phải stand up for là gì (bảo vệ quan điểm) của mình về một ứng viên trước hội đồng tuyển dụng nếu thấy họ thực sự tiềm năng.
- Screening: Sơ loại. Quá trình lọc hồ sơ ban đầu hoặc phỏng vấn nhanh qua điện thoại (phone screening).
- Hiring Manager: Quản lý tuyển dụng. Người có nhu cầu tuyển nhân sự trực tiếp cho bộ phận của họ (Trưởng phòng, Giám đốc…).
- Interviewer: Người phỏng vấn.
- Interviewee: Người được phỏng vấn (ứng viên).
- Panel Interview / Board Interview: Phỏng vấn hội đồng (nhiều người phỏng vấn một ứng viên).
- Reference Check: Kiểm tra tham chiếu. Việc xác thực lịch sử làm việc của ứng viên thông qua công ty cũ, cấp trên hoặc đồng nghiệp cũ (cần thông báo trước cho ứng viên).
5. Thuật ngữ về Đề nghị làm việc và Nghỉ việc
Giai đoạn cuối cùng nhưng cũng nhạy cảm nhất của quy trình tuyển dụng.
- Offer Letter: Thư mời nhận việc.
- Counter-offer: Đề nghị giữ người. Khi ứng viên nộp đơn nghỉ việc, công ty hiện tại của họ đưa ra mức lương hoặc vị trí tốt hơn để giữ họ lại. Đây là nguyên nhân khiến nhiều ứng viên hủy Offer với công ty mới vào phút chót.
- Drop out: Ứng viên chủ động rút lui khỏi quy trình tuyển dụng (hủy phỏng vấn, từ chối offer…).
- Withdraw: Rút hồ sơ, không tiếp tục ứng tuyển (một dạng của drop out).
- Notice Period: Thời gian báo trước. Khoảng thời gian nhân viên cần làm việc tiếp tục sau khi nộp đơn nghỉ việc theo quy định.
- Replacement: Tuyển dụng nhân sự thay thế cho người nghỉ việc.
- Onboarding / Commencement date: Ngày bắt đầu đi làm đầu tiên.
- Orientation / Induction: Buổi đào tạo định hướng, giới thiệu nhân viên mới hòa nhập với công ty.
- Employer Brand: Thương hiệu tuyển dụng. Bao gồm việc xây dựng giá trị nội bộ và truyền thông ra bên ngoài để thu hút nhân tài.
Kết luận
Việc nắm vững các từ vựng tiếng Anh chuyên ngành nhân sự trên đây là bước đệm vững chắc giúp bạn tự tin hơn trong nghề HR. Không chỉ hỗ trợ công việc chuyên môn, nó còn giúp bạn cập nhật các kiến thức quản trị nhân lực tiên tiến trên thế giới một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hãy bắt đầu áp dụng chúng ngay hôm nay trong công việc hàng ngày của bạn.
Tham khảo: Facebook The Recruiter
