Soạn thảo một email bằng tiếng Anh chuẩn mực, mạch lạc và chuyên nghiệp là thách thức không nhỏ đối với nhiều người đi làm hiện nay. Dù bạn đang trao đổi với đối tác nước ngoài hay gửi báo cáo nội bộ, việc nắm vững cách viết email bằng tiếng Anh không chỉ giúp công việc trôi chảy mà còn xây dựng hình ảnh uy tín cá nhân.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về cấu trúc, những lưu ý quan trọng cùng hơn 50 mẫu câu thông dụng nhất được đánh giá cao trong môi trường công sở.
1. Cấu trúc chuẩn khi viết email bằng tiếng Anh
Để có một email chuyên nghiệp, bạn cần tuân thủ một bố cục rõ ràng. Điều này giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin và đánh giá cao tính chuyên nghiệp tiếng anh là gì của người gửi. Dưới đây là các phần cơ bản:
Thumbnail NativeX
1.1. Greeting – Lời chào hỏi
Đây là ấn tượng đầu tiên khi người nhận mở email. Tùy thuộc vào mức độ thân thiết và đối tượng nhận thư, bạn có thể chọn các cách chào sau:
Nếu đã biết tên người nhận:
- Cấu trúc:
Dear + Title (danh xưng) + Surname (họ) - Ví dụ: Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen
Nếu mối quan hệ gần gũi:
- Sử dụng tên riêng (First name): Hi Kelly, Dear Kelly…
Trường hợp trang trọng hoặc chưa biết tên người nhận:
- To whom it may concern (Gửi những người có liên quan)
- Dear Sir/Madam (Kính gửi Ông/Bà)
Cách viết mail bằng tiếng Anh – Học viết Email tiếng Anh
1.2. Opening comment – Lời hỏi thăm
Trước khi đi vào vấn đề chính, một câu hỏi thăm xã giao sẽ giúp email trở nên mềm mại và lịch sự hơn.
Hỏi thăm sức khỏe (thân mật):
- How are you? (Anh khỏe không?)
- How are things? (Mọi việc thế nào rồi?)
- How have you been? (Dạo này anh thế nào?)
Nếu là email phản hồi, hãy bắt đầu bằng lời cảm ơn:
- Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
- Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp nhanh chóng)
- Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã phản hồi lại tôi)
viet email tieng anh opening comment
1.3. Introduction – Lý do viết thư
Sau phần chào hỏi, bạn cần đi thẳng vào mục đích của email để người đọc biết bạn muốn gì.
Sử dụng cấu trúc I am writing to + …:
- I’m writing with reference to… (Tôi viết thư để tham khảo về…)
- I’m writing to ask for the information about… (Tôi viết email này để yêu cầu thông tin về…)
- We’re writing to inform you that / to confirm / to request… (Chúng tôi viết thư để thông báo/xác nhận/yêu cầu…)
viet email tieng anh introduction reason
1.4. Main point – Nội dung chính
Đây là phần quan trọng nhất khi viết email bằng tiếng Anh. Nội dung cần ngắn gọn, súc tích và rõ ràng. Bạn có thể chia theo các mục đích cụ thể sau:
Đề cập đến vấn đề đã trao đổi trước đó:
- As you started in your letter,… (Như bạn đã đề cập trong thư,…)
- Regarding… / Concerning… (Liên quan đến vấn đề…)
- As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó,…)
Đưa ra yêu cầu:
- I would be grateful if… (Tôi sẽ rất biết ơn nếu…)
- I wonder if you could… (Tôi tự hỏi liệu bạn có thể…)
- I would be interested in having more details about… (Tôi quan tâm đến việc biết thêm chi tiết về…)
- I would like to ask your help… (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)
Thông báo tin tốt:
- We are pleased to announce that… (Chúng tôi vui mừng thông báo rằng…)
- You will be pleased to know that… (Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng…)
Thông báo tin xấu:
- We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo…)
- After careful consideration we have decided that… (Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi quyết định rằng…)
Đề cập tài liệu đính kèm:
- Please find attached… (Xin lưu ý đến… đã được đính kèm)
- Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy… được đính kèm trong email này)
1.5. Concluding sentence – Kết thúc thư
Trước khi ký tên, hãy chốt lại vấn đề hoặc đưa ra lời kêu gọi hành động (Call to Action).
- Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)
- I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong chờ phản hồi từ bạn)
- I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi rất cảm kích nếu bạn giải quyết vấn đề này sớm nhất có thể)
1.6. Signing off – Ký tên
Trường hợp thân mật:
- Best / Best wishes / Regards / Take care
Trường hợp trang trọng (đã biết tên):
- Best regards / Warm regards / Yours sincerely
Trường hợp trang trọng (chưa biết tên – Dear Sir/Madam):
- Yours faithfully
2. Những lưu ý “vàng” khi viết email tiếng Anh
Để email của bạn thực sự chuyên nghiệp và tránh gây hiểu lầm, hãy ghi nhớ các nguyên tắc sau:
- Không viết tắt: Trong văn phong trang trọng, hãy viết đầy đủ I am, I will, I have seen thay vì I’m, I’ll, I’ve.
- Tránh từ lóng: Không dùng các từ như wanna, kid, mate trong công việc.
- Lịch sự trong yêu cầu: Tránh dùng want (muốn), hãy dùng would like. Sử dụng may hoặc could thay cho can để tăng tính trang trọng.
- Kiểm soát cảm xúc: Dù đang bực tức, hãy luôn giữ thái độ chừng mực (“Dear…”, “Please…”).
- Ngắn gọn và súc tích: Tránh câu phức quá dài. Đảm bảo câu có đủ chủ ngữ – vị ngữ. Đây cũng là lúc bạn cần chú ý đến ngữ pháp, ví dụ như nắm vững công thức this is the first time để diễn đạt kinh nghiệm hoặc sự kiện mới xảy ra một cách chính xác.
- Dấu câu chuẩn xác: Sử dụng dấu chấm, phẩy đúng chỗ. Hạn chế tối đa dấu chấm than (!) trong email công việc.
- Không sai lỗi chính tả: Luôn kiểm tra lại trước khi gửi.
3. Các từ viết tắt thông dụng trong Email
Dù nên hạn chế viết tắt các từ vựng thông thường, nhưng có một số thuật ngữ chuyên ngành được chấp nhận rộng rãi:
- ASAP = As Soon As Possible (Sớm nhất có thể)
- CC = Carbon Copy (Gửi bản sao cho người khác nắm thông tin)
- ENC = Enclosure (Tài liệu đính kèm)
- PS = Postscript (Tái bút)
- RSVP = Please Reply (Vui lòng hồi đáp – thường dùng trong thiệp mời)
4. Tổng hợp mẫu câu viết email tiếng Anh thông dụng nhất
Việc sở hữu một kho mẫu câu sẵn có sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Dưới đây là các mẫu câu phân loại theo từng tình huống:
những mẫu câu tiếng Anh thông dụng khi viết email
4.1. Mở đầu và Chào hỏi (Salutation & Starting)
- I hope you are enjoying a fine summer. (Tôi hy vọng ngài đang có một mùa hè thú vị).
- Thank you for your kind letter of January 5th. (Cảm ơn ngài vì bức thư ngày 5/1).
- I am writing to inform you that… (Tôi viết email nhằm thông báo rằng…)
- Further to our meeting last week… (Tiếp theo cuộc họp của chúng ta tuần trước…)
- With reference to our telephone conversation yesterday… (Như chúng ta đã trao đổi qua điện thoại hôm qua…)
4.2. Đưa ra yêu cầu và Đề nghị giúp đỡ
Yêu cầu (Requesting):
- We would appreciate it if you would… (Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể…)
- Could you please send me… (Bạn có thể gửi cho tôi…)
- Please let me know what action you propose to take. (Xin cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn).
Đề nghị giúp đỡ (Offering help):
- Would you like us to…? (Bạn có muốn chúng tôi…?)
- We would be happy to… (Chúng tôi rất hân hạnh được…)
4.3. Thông báo tin tức (Good & Bad News)
Tin tốt:
- We are pleased to announce that… (Chúng tôi vui mừng thông báo rằng…)
- I am delighted to inform you that… (Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng…)
Tin xấu:
- We regret to inform you that… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…)
- Unfortunately we cannot… (Rất tiếc chúng tôi không thể…)
4.4. Phàn nàn và Khiếu nại (Complaining)
- I am writing to express my dissatisfaction with… (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với…)
- Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. (Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đặt ngày… vẫn chưa đến).
4.5. Kết thúc email (Ending)
- If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi).
- Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi có thể).
Đối với các email mang tính chất cá nhân, thân mật hơn, bạn có thể sử dụng những lời chúc nhẹ nhàng, ví dụ như những câu chúc sinh nhật tiếng anh ý nghĩa nếu gửi thư vào dịp đặc biệt của đồng nghiệp thân thiết.
5. Tiếng Anh thương mại trong Email (Business English)
Trong giao dịch kinh doanh, các mẫu câu sau cực kỳ hữu ích:
- Đặt hàng: We’re pleased to place an order with your company for… (Chúng tôi vui mừng đặt hàng công ty bạn về…)
- Thanh toán: Please send payment as soon as possible. (Vui lòng thanh toán sớm nhất có thể).
- Báo giá: Please send me the price list. (Vui lòng gửi cho tôi bảng giá).
- Xin lỗi: We’re sorry for the delay in replying to… (Chúng tôi xin lỗi vì sự chậm trễ trong việc phản hồi…)
6. Template mẫu câu so sánh (Trang trọng vs Thân mật)
Việc phân biệt rõ ràng giữa phong cách Formal (Trang trọng) và Informal (Thân mật) là chìa khóa để giao tiếp hiệu quả.
mẫu viết email bằng tiếng Anh
Ví dụ về sự khác biệt:
- Chào hỏi: Dear Mr. Smith (Trang trọng) vs Hi John (Thân mật).
- Lý do viết: I am writing to inform you… (Trang trọng) vs Just a quick note to tell you… (Thân mật).
- Kết thư: Yours sincerely (Trang trọng) vs Best wishes (Thân mật).
7. Các bài mẫu email thực tế
Dưới đây là một số tình huống cụ thể giúp bạn hình dung rõ hơn cách áp dụng các cấu trúc trên.
7.1. Email mời tham dự cuộc họp (Invitation)
Nội dung: Mời đối tác hoặc đồng nghiệp tham gia cuộc họp quan trọng.
“Hi Ian, We’re holding a meeting on the current problems with the computer systems and I’d appreciate it if you could come… The meeting will take place next Thursday at 2pm…”
7.2. Email từ chối tham gia (Can’t attend)
Nội dung: Lịch sự từ chối lời mời do bận việc đột xuất.
“Dear Mr Smith, Thank you for the invitation… Unfortunately, due to a prior commitment that I am unable to change, I will not be able to attend the meeting…”
7.3. Email yêu cầu thông tin dự án (Formal Request)
Trong các dự án lớn, ví dụ như dự án liên quan đến hàng không hay vận tải, việc sử dụng từ ngữ chính xác là rất quan trọng. Bạn cần biết các thuật ngữ chuyên ngành, chẳng hạn như máy bay trong tiếng anh là gì để mô tả chính xác trong các dự án như “Skipton Airport Project” dưới đây:
“Dear Mr Mitchell, I am writing in reference to the current situation with the Skipton Airport Project… Could you please provide us with an update on where you are on the project?…”
Mẫu viết email bằng tiếng Anh
7.4. Email phàn nàn về dịch vụ (Complaint)
Nội dung: Phản ánh về việc giao hàng chậm trễ hoặc hàng hóa hỏng hóc.
“Dear Mrs Boswell, I wish to draw your attention to an issue we have with a recent order… Not only was the delivery later than agreed, but we found that 40% of them were damaged…”
7.5. Email xin lỗi khách hàng (Apology)
Nội dung: Xử lý khủng hoảng khi nhân viên mắc lỗi hoặc dịch vụ không đạt yêu cầu. Trong ngành dịch vụ, đặc biệt là du lịch, thái độ của người viết thư quan trọng như một hướng dẫn viên du lịch tiếng anh là gì – cần sự chuyên nghiệp, tận tâm và thấu hiểu khách hàng.
“Dear Mr Smith… First of all, please allow me to apologise for Peter Taylor not responding to your email… I have already taken all the necessary measures to ensure that this does not happen again…”
Kết luận
Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh không chỉ dừng lại ở việc dịch từ ngữ sang ngôn ngữ khác, mà còn là nghệ thuật giao tiếp và ứng xử chuyên nghiệp. Bằng cách áp dụng linh hoạt các cấu trúc, mẫu câu và lưu ý mà bài viết đã cung cấp, bạn hoàn toàn có thể tự tin soạn thảo những email ấn tượng, góp phần vào sự thành công trong công việc và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác quốc tế.
Hãy bắt đầu luyện tập ngay hôm nay với các mẫu câu đơn giản nhất và nâng cao dần trình độ của mình!
