Hướng Dẫn Viết Email Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp: 50+ Mẫu Câu Thông Dụng Nhất

Hướng dẫn viết email tiếng Anh chuyên nghiệp và hiệu quả

Trong môi trường làm việc quốc tế hóa hiện nay, kỹ năng Viết Email Bằng Tiếng Anh là một yêu cầu gần như bắt buộc. Tuy nhiên, việc soạn thảo một bức thư điện tử chuẩn mực, chuyên nghiệp để gửi đến đối tác hoặc khách hàng nước ngoài không phải là điều dễ dàng với nhiều người.

Làm thế nào để diễn đạt ý tưởng gãy gọn, lịch sự mà vẫn đảm bảo tính chính xác về ngữ pháp và văn phong? Dù bạn đang giữ bất kỳ chức vụ tiếng anh là gì, từ nhân viên đến quản lý, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cấu trúc chuẩn cùng 50 mẫu câu thông dụng nhất để bạn tự tin chinh phục mọi tình huống giao tiếp qua email.

1. Cấu trúc chuẩn của một Email tiếng Anh

Để có một email mạch lạc, trước hết bạn cần nắm vững “bộ khung” cơ bản. Một email thương mại thường bao gồm các phần chính sau:

1.1. Salutation – Lời chào đầu thư

Đây là bước đầu tiên để tạo thiện cảm. Tùy vào mức độ thân thiết và thông tin bạn có về người nhận, hãy chọn cách chào phù hợp:

• Khi biết rõ tên người nhận (Trang trọng):
  • Dear Mr. Brown, (Gửi ông Brown)
  • Dear Ms. Nguyen, (Gửi cô Nguyễn)
• Khi mối quan hệ thân thiết:
  • Hi Kelly,
  • Dear Kelly,
• Khi chưa biết tên hoặc gửi chung (Rất trang trọng):
  • To whom it may concern, (Gửi những người có liên quan)
  • Dear Sir/Madam, (Thưa Ông/Bà)

Cách chào hỏi trong email tiếng Anh – Greeting

1.2. Opening Comment – Hỏi thăm xã giao

Trước khi đi vào vấn đề chính, một câu hỏi thăm sức khỏe hoặc lời cảm ơn sẽ giúp email trở nên mềm mại hơn.

• Hỏi thăm: How are you doing? / How have you been? (Dạo này anh/chị thế nào?)
• Cảm ơn (nếu đang hồi đáp):
  • Thank you for your prompt reply. (Cảm ơn vì đã hồi đáp nhanh chóng.)
  • Thank you for contacting ABC Company. (Cảm ơn vì đã liên hệ với công ty ABC.)

Các mẫu câu mở đầu hỏi thăm trong email

1.3. Introduction – Lý do viết thư

Ngay sau phần chào hỏi, hãy đi thẳng vào mục đích của email để người đọc nắm bắt thông tin nhanh chóng. Bạn có thể sử dụng cụm từ [with respect to là gì](https://cungunggiaovien.com/with-respect-to-la-gi/) hoặc các cấu trúc tương tự để dẫn nhập:

• I am writing with reference to... (Tôi viết thư này để tham khảo về vấn đề…)
• I am writing to enquire about... (Tôi viết thư để hỏi về…)
• We are writing to inform you that... (Chúng tôi viết để thông báo rằng…)

Cách trình bày lý do viết email

1.4. Main Point – Nội dung chính

Đây là phần quan trọng nhất. Hãy trình bày ngắn gọn, rõ ràng các vấn đề cần trao đổi. Nếu có các mốc thời gian cụ thể, hãy đảm bảo bạn nắm rõ quy tắc viết thứ ngày tháng trong tiếng anh để tránh hiểu lầm về lịch hẹn hay hạn chót (deadline).

Các tình huống thường gặp:

• Đề cập vấn đề cũ: As you mentioned in the previous email... (Như bạn đã đề cập trong email trước…)
• Đưa ra yêu cầu: I would be grateful if you could... (Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể…)
• Thông báo tin tốt: We are pleased to announce that... (Chúng tôi vui mừng thông báo rằng…)
• Thông báo tin xấu: We regret to inform you... (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo…)
• Đính kèm tài liệu: Please find attached... (Xin vui lòng xem tài liệu đính kèm…)

1.5. Concluding Sentence & Signing off – Kết thư và Ký tên

Kết thúc email bằng một lời kêu gọi hành động (Call to action) hoặc lời chúc chuyên nghiệp.

• Câu kết: I look forward to hearing from you. (Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn.)
• Ký tên (Trang trọng): Sincerely, / Best regards, / Yours faithfully,
• Ký tên (Thân mật): Best, / Cheers,

2. Những nguyên tắc “Vàng” khi viết Email tiếng Anh

Để email của bạn thực sự chuyên nghiệp, hãy lưu ý những điểm sau:

1. Tuyệt đối không viết tắt: Sử dụng I am, I will, I have not thay vì I'm, I'll, haven't trong các email trang trọng.
2. Tránh ngôn ngữ suồng sã: Không dùng tiếng lóng (slang) như wanna, gonna, kid, mate.
3. Lịch sự và tôn trọng: Luôn dùng Please khi đưa ra yêu cầu và Thank you khi nhận được sự giúp đỡ. Dùng Would like thay vì Want.
4. Cô đọng và súc tích: Người đi làm rất bận rộn. Hãy viết câu đơn giản, rõ ý, đầy đủ chủ ngữ – vị ngữ. Tránh câu phức quá dài dòng.
5. Chú ý dấu câu: Sử dụng chính xác dấu chấm, phẩy. Hạn chế tối đa dấu chấm than (!) vì dễ gây cảm giác như đang quát tháo.
6. Kiểm tra lỗi chính tả: Đây là điều tối kỵ. Hãy rà soát kỹ trước khi nhấn nút Gửi (Send).

3. Các từ viết tắt thông dụng trong Email

Dù không nên viết tắt các từ vựng thông thường, nhưng có một số thuật ngữ chuyên ngành (Business English acronyms) được chấp nhận rộng rãi:

• ASAP (As Soon As Possible): Càng sớm càng tốt.
• CC (Carbon Copy): Gửi bản sao cho người khác.
• ENC (Enclosure): Tài liệu đính kèm.
• PS (Postscript): Tái bút.
• RSVP (Please Reply): Vui lòng hồi đáp (thường dùng trong thư mời).

4. Tổng hợp 50+ Mẫu câu tiếng Anh thông dụng theo tình huống

Việc sở hữu một kho tàng mẫu câu sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian suy nghĩ. Dưới đây là các mẫu câu được phân loại chi tiết.

Các mẫu câu tiếng Anh thông dụng khi viết email

4.1. Mở đầu và nhắc lại liên lạc trước đó

• I am writing to confirm... (Tôi viết thư để xác nhận…)
• Referring to our telephone conversation yesterday... (Liên quan đến cuộc điện thoại hôm qua của chúng ta…)
• Further to our meeting last week... (Tiếp theo cuộc họp tuần trước…)
• Thank you for your email regarding... (Cảm ơn email của bạn về việc…)

4.2. Đưa ra yêu cầu (Making a request)

• Could you please send me... (Bạn có thể vui lòng gửi cho tôi…)
• I would appreciate it if you could... (Tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể…)
• Please let me know if... (Vui lòng cho tôi biết nếu…)

4.3. Đề nghị giúp đỡ và Phản hồi

Đôi khi bạn cần thể hiện sự thiện chí hỗ trợ đối tác, giống như cách chúng ta thường tìm hiểu cổ vũ tiếng anh là gì để động viên đồng nghiệp, trong email thương mại, sự giúp đỡ cũng cần được diễn đạt tinh tế:

• Would you like us to...? (Bạn có muốn chúng tôi…?)
• We would be happy to... (Chúng tôi rất vui lòng được…)
• If you have any questions, please do not hesitate to contact me. (Nếu có thắc mắc, đừng ngần ngại liên hệ tôi.)

4.4. Xin lỗi và Phàn nàn (Apology & Complaint)

• Xin lỗi:
  • Please accept our apologies for... (Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi về…)
  • We regret to inform you that... (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…)
• Phàn nàn:
  • I am writing to express my dissatisfaction with... (Tôi viết thư để bày tỏ sự không hài lòng về…)
  • Please note that the goods we ordered have not yet arrived. (Lưu ý rằng hàng hóa chúng tôi đặt vẫn chưa đến.)

4.5. Thư cảm ơn (Thank you emails)

Lời cảm ơn đúng lúc luôn tạo nên sự chuyên nghiệp. Bạn có thể tham khảo thêm 50 lời cảm on hay nhất để làm phong phú vốn từ của mình.

• Thank you for your cooperation. (Cảm ơn sự hợp tác của bạn.)
• I really appreciate your help. (Tôi thực sự cảm kích sự giúp đỡ của bạn.)

5. Mẫu Template Email Tiếng Anh Tham Khảo

Để giúp bạn hình dung rõ hơn, dưới đây là một số mẫu email hoàn chỉnh cho các tình huống cụ thể.

Mẫu template viết email tiếng Anh

5.1. Email mời tham dự cuộc họp (Invitation)

Subject: Project Meeting Invitation – [Date]

Dear [Name],

We are holding a meeting regarding the current problems with the computer systems, and I would appreciate it if you could attend. Your expertise from the legal department is crucial for us at this moment.

The meeting will take place next Thursday at 2 pm in meeting room 3.

Please let me know as soon as possible if you can attend.

Regards,
[Your Name]

5.2. Email xin hoãn cuộc họp (Rescheduling)

Subject: Rescheduling our meeting

Dear [Name],

Thank you for the invitation to the review meeting. Unfortunately, due to a prior commitment, I will not be able to attend at that time.

Would it be possible to postpone the meeting to next Friday? Please let me know if this works for you.

I apologize for any inconvenience caused.

Sincerely,
[Your Name]

Ví dụ về email thông báo không thể tham dự cuộc họp

5.3. Email gửi báo giá (Quotation)

Subject: Quotation for [Product Name]

Dear [Name],

Thank you for your interest in our products. I have pleasure in enclosing a detailed quotation as requested.

Please note that these prices are valid for 30 days. If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.

We look forward to the opportunity to work with you.

Best regards,
[Your Name]

6. Kết luận

Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh không chỉ dừng lại ở việc dịch từ ngữ, mà còn là nghệ thuật giao tiếp và ứng xử trong môi trường chuyên nghiệp. Việc nắm vững các cấu trúc và mẫu câu thông dụng trên sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh những hiểu lầm đáng tiếc và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác quốc tế.

Hãy luyện tập thường xuyên và áp dụng linh hoạt các mẫu câu này vào công việc hàng ngày của bạn nhé!

Nguồn tham khảo: Bài viết được tổng hợp và biên tập dựa trên kiến thức chuyên ngành và tài liệu từ NativeX.